KİŞİSEL VERİ İŞLENMESİ ÇALIŞAN AÇIK RIZA FORMU (KVKK)

BÖLÜM 1 – BİLGİLENDİRME VE HUKUKİ ÇERÇEVE

Formun Tanımı ve Amacı

Kişisel Veri İşlenmesi Çalışan Açık Rıza Formu, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyarınca, şirketlerin (işverenlerin) kendi bünyesinde çalışan personellerinin bazı özel veya kritik kişisel verilerini (Örn: Sağlık raporları, parmak izi, yüz tanıma, adli sicil kaydı veya yurt dışındaki sunuculara veri aktarımı) işleyebilmek, saklayabilmek ve üçüncü kişilere aktarabilmek için personelden aldığı “özgür iradeye dayalı, belirli bir konuya ilişkin onay” belgesidir.

Hukuki Dayanak ve Açık Rıza Şartları (Çok Önemli)

• Kanuni Zorunluluk (Madde 5 ve 6): KVKK’ya göre, bir çalışanın temel verileri (Örn: Maaş yatırmak için IBAN, SGK kaydı için kimlik fotokopisi) yasal zorunluluk (sözleşmenin ifası) kapsamında olduğu için bunlar için “Açık Rıza” alınmasına GEREK YOKTUR (Sadece “Aydınlatma Metni” verilmesi yeterlidir).
• AÇIK RIZA GEREKTİREN DURUMLAR: Ancak çalışanın “Özel Nitelikli Kişisel Verileri” (Sağlık bilgileri, kan grubu, sendika üyeliği, din, adli sicil-sabıka kaydı) veya şirketin Biyometrik Verileri kullanması (Örn: İşe girişte parmak izi okuyucu veya yüz tanıma sistemi) yahut verilerin Yurt Dışına Aktarılması (Örn: Şirket mail sunucularının, Google/Microsoft gibi yurt dışı menşeli bulut (cloud) sistemlerinde tutulması) söz konusu ise, işçiden MUTLAKA YAZILI AÇIK RIZA ALINMASI ŞARTTIR.
• Zorlama Olamaz: İşveren, işçiye “Bu rıza formunu imzalamazsan seni işe almam veya kovarım” şeklinde bir baskı yapamaz. Rıza özgür iradeyle verilmelidir. Rıza verilmezse işveren alternatif yöntem bulmalıdır (Örn: Parmak izi yerine kartlı geçiş sistemi vermek).

BÖLÜM 2 – YASAL FORMU ŞABLONU

(Bu form, çalışana “Çalışan Aydınlatma Metni” okutulduktan sonra, işe giriş evrakları ile birlikte iki nüsha olarak imzalatılmalı ve bir nüshası işçinin özlük dosyasında saklanmalıdır.)

ÇALIŞAN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ VE AKTARILMASINA İLİŞKİN AÇIK RIZA BEYAN FORMU

Veri Sorumlusu (İşveren): [Şirketin Tam Unvanı, Örn: ABC İnsan Kaynakları A.Ş.]
Çalışanın Adı Soyadı: [Çalışanın Adı Soyadı]
Çalışanın T.C. Kimlik No: [Kimlik Numarası]
Departmanı / Görevi: [Çalıştığı Bölüm]

[Şirketin Tam Unvanı] (“Şirket” veya “Veri Sorumlusu”) tarafından hazırlanan “Çalışan Kişisel Verilerinin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni”ni eksiksiz olarak okudum, anladım ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında şirketinizin veri sorumlusu sıfatıyla haklarımı ve yükümlülüklerimi öğrendim.

Bu kapsamda, Aydınlatma Metninde belirtilen kanuni (sözleşmenin ifası, yasal yükümlülükler gibi) veri işleme şartları dışında kalan ve hukuken “Açık Rızamın” arandığı aşağıdaki durumlara ilişkin olarak;

Kişisel verilerimin ve özel nitelikli kişisel verilerimin, tamamen kendi hür irademle, detayları aşağıda belirtilen amaçlar ve kapsamlar doğrultusunda Şirketiniz tarafından işlenmesine, kaydedilmesine, saklanmasına ve aktarılmasına açıkça rıza (onay) veriyorum:

(Lütfen çalışandan onay almak istediğiniz seçenekleri kurumunuzun uygulamalarına göre revize ediniz)

1. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi:
Şirket bünyesindeki iş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, işyeri hekimi/sağlık muayenelerinin yapılması, acil durumlarda tıbbi müdahale sağlanabilmesi, sağlık (istirahat) raporlarımın işlenmesi ve SGK bildirimlerimin yapılabilmesi amaçlarıyla; kan grubum, alerji durumum, kronik hastalıklarım ve tıbbi tahlil/raporlarımdan oluşan “Sağlık Verilerimin” işlenmesine ve arşivlenmesine,
Ayrıca, işyeri güvenliği ve İnsan Kaynakları politikaları gereği tarafımdan talep edilen “Adli Sicil (Sabıka) Kaydı” bilgilerimin şirket özlük dosyamda saklanmasına;
[ ] Kabul Ediyorum (Açık Rızam Vardır) [ ] Kabul Etmiyorum

2. Biyometrik Verilerin İşlenmesi (Parmak İzi / Yüz Tanıma vb.):
(Not: Sadece elektronik turnike kullanıyorsanız bu maddeyi bırakınız)
Şirket bina giriş ve çıkışlarının (turnike sistemlerinin) kontrolü, mesai saatlerinin (PDKS) takibi ve yüksek güvenlikli alanlara girişlerin denetlenmesi amacıyla; şahsıma ait [Parmak İzi / Yüz Tanıma / Göz İris Taraması vb.] biyometrik verilerimin sistemlere kaydedilmesine ve iş ilişkisi devam ettiği sürece işlenmesine;
[ ] Kabul Ediyorum (Açık Rızam Vardır) [ ] Kabul Etmiyorum

3. Yurt Dışına Veri Aktarımı (Bulut Sunucular, Global Mail Sistemleri):
Şirketin günlük işleyişini, iç iletişimini ve veri güvenliğini sağlamak amacıyla; şirket tarafından tarafıma tahsis edilen kurumsal e-posta adresimin (Örn: Microsoft 365, Google Workspace gibi), ortak dosya/sunucu ağlarının (Cloud), ERP/CRM (Salesforce, SAP vb.) sistemlerinin ve video konferans (Zoom, Teams) araçlarının altyapı hizmet sağlayıcılarının (serverlarının) Yurt Dışında (Avrupa/Amerika vb.) yerleşik olması sebebiyle;
Ad, soyad, unvan, ses, görüntü, e-posta yazışmaları ve diğer dijital kişisel verilerimin teknolojik altyapı zorunluluğu nedeniyle yurt dışına aktarılmasına ve yurt dışındaki sunucularda saklanmasına;
[ ] Kabul Ediyorum (Açık Rızam Vardır) [ ] Kabul Etmiyorum

4. Görsel ve İşitsel Verilerin Paylaşımı:
Şirket etkinliklerinde, eğitimlerde, fuarlarda, kutlamalarda veya işyeri içinde çekilen fotoğraf ve video (kamera) kayıtlarımın (görsel ve işitsel verilerimin); Şirket’in kurumsal tanıtımı, iç iletişimi ve prestij faaliyetleri kapsamında, Şirket’e ait sosyal medya hesaplarında (Instagram, LinkedIn vb.), kurumsal web sitesinde, dergi, bülten veya tanıtım kataloglarında yayınlanmasına ve paylaşılmasına;
[ ] Kabul Ediyorum (Açık Rızam Vardır) [ ] Kabul Etmiyorum

ÇALIŞANIN BEYANI:

Yukarıda işaretlemiş olduğum seçenekler dâhilinde, kişisel verilerimin ve özel nitelikli kişisel verilerimin işlenmesine ve aktarılmasına hiçbir baskı altında kalmadan, aydınlatılmış olarak, kendi hür irademle AÇIK RIZA verdiğimi; Şirket’e vermiş olduğum bu rızayı KVKK md.11 kapsamında dilediğim zaman geri alma (iptal etme) hakkımın bulunduğunu bildiğimi beyan ederim. (İşbu form 2 sayfa ve 4 maddeden oluşmaktadır).

(Lütfen aşağıdaki cümleyi el yazınızla kopyalayarak yazınız: “Okudum, anladım ve hür irademle onaylıyorum.”)
El Yazısı Beyanı: ……………………………………………………………………………………………………………………….

Çalışanın Adı Soyadı:
Tarih: [GG/AA/YYYY]
İmzası: