DERNEK GENEL KURULUNU TOPLANTIYA ÇAĞRI İLANI (METNİ)

BÖLÜM 1 – BİLGİLENDİRME VE HUKUKİ ÇERÇEVE

Belgenin Tanımı ve Amacı

Dernek Genel Kurulunu Toplantıya Çağrı Metni, bir derneğin en üst karar organı olan “Genel Kurul”u (yani derneğe kayıtlı tüm asil üyeleri); yeni yönetim/denetim kurulunu seçmek, dernek tüzüğünü değiştirmek, bütçeyi onaylamak veya derneği feshetmek gibi kritik konularda karar almak üzere yasal usullere uygun olarak toplantıya davet eden resmi çağrı (ilan) belgesidir.

Hukuki Dayanak ve Kurallar

• 4721 Sayılı Türk Medeni Kanunu ve Dernekler Yönetmeliği (Madde 14): Yönetim Kurulu, dernek tüzüğüne göre genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesini düzenler ve bu üyeleri toplantıya çağırır.
• 15 Gün Şartı: Genel kurul toplantısı çağrısı, toplantı tarihinden EN AZ 15 GÜN ÖNCE yapılmak zorundadır. Bu süreye uyulmazsa alınan kararlar iptal edilebilir.
• Bildirim Yöntemleri: Çağrı; yerel veya ulusal bir gazetede ilan verilerek, üyelere iadeli taahhütlü mektup gönderilerek, elektronik posta (e-mail) ile, SMS (kısa mesaj) yoluyla veya derneğin resmi internet sitesinde yayınlanarak yapılabilir. (Hangi yöntemin kullanılacağı genellikle Dernek Tüzüğünde yazar).

Toplantı Yeter Sayısı ve 2. Toplantı

• İlk toplantının yapılabilmesi için, genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin salt çoğunluğunun (yarısından bir fazlasının) katılması şarttır. (Tüzük değişikliği veya fesih görüşülecekse üyelerin üçte ikisinin katılımı şarttır).
• Genellikle ilk toplantıda yeterli kalabalık sağlanamaz. Bu yüzden çağrı metninde mutlaka “İlk toplantıda çoğunluk sağlanamazsa, 2. toplantı şu tarihte yapılacaktır” ifadesi yer almalıdır.
• Süre Sınırı: Birinci toplantı ile ikinci toplantı arasındaki süre 7 günden az, 60 günden fazla OLAMAZ. İkinci toplantıda çoğunluk aranmaz (katılanlarla toplantı yapılır), ancak katılan üye sayısı, yönetim ve denetim kurulları üye tam sayısının iki katından az olamaz.

BÖLÜM 2 – YASAL ÇAĞRI (İLAN) ŞABLONU

(Bu metni gazete ilanı olarak verebilir veya e-posta/SMS/mektup yoluyla tüm üyelerinize gönderebilirsiniz.)

[DERNEĞİN TAM ADI]

YÖNETİM KURULU BAŞKANLIĞI’NDAN

[Toplantı Sayısı, Örn: 3.] OLAĞAN / OLAĞANÜSTÜ GENEL KURUL TOPLANTISI ÇAĞRISI

Tarih: [Çağrının Yapıldığı Tarih: GG/AA/YYYY]
Sayı: [Varsa Evrak Kayıt No]

Değerli Dernek Üyemiz,

[Derneğin Tam Adı] Yönetim Kurulumuzun [Yönetim Kurulu Karar Tarihi: GG/AA/YYYY] tarih ve [Karar No] sayılı kararı gereğince; Derneğimizin [Kaçıncı Kez Yapıldığı, Örn: 3.] Olağan / Olağanüstü Genel Kurul Toplantısının aşağıda belirtilen Gündem maddelerini görüşüp karara bağlamak üzere yapılmasına karar verilmiştir.

Birinci (İlk) Genel Kurul Toplantısı; [1. Toplantı Tarihi: GG/AA/YYYY] günü, saat [Saat, Örn: 14:00]‘da, dernek merkezimiz olan “[Toplantının Yapılacağı Açık Adres]” adresinde gerçekleştirilecektir.

Belirtilen birinci toplantı gününde yasal çoğunluğun (katılma hakkı bulunan üyelerin salt çoğunluğunun) sağlanamaması halinde;
İkinci Genel Kurul Toplantısı, yasal çoğunluk şartı aranmaksızın aynı gündemle, [2. Toplantı Tarihi: GG/AA/YYYY] günü (Not: İlk toplantıdan en az 7 gün sonra olmalıdır), saat [Saat, Örn: 14:00]‘da yine “[İkinci Toplantının Yapılacağı Adres]” adresinde gerçekleştirilecektir.

Derneğimizin amaçlarını gerçekleştirmesi ve geleceğinin planlanması açısından büyük önem taşıyan Genel Kurul Toplantımıza tüm asil üyelerimizin bizzat katılım sağlamasını önemle rica ederiz. (Not: Dernek tüzüğünde aksine hüküm yoksa, derneklerde vekaletle oy kullanılamaz, üyelerin bizzat katılımı şarttır).

Saygılarımızla ilan ve tebliğ olunur.

[Derneğin Tam Adı]
Yönetim Kurulu Başkanlığı

GENEL KURUL GÜNDEM MADDELERİ:

1. Açılış, Yoklama ve Toplantı Başkanlık Divanının (1 Başkan, 1 Başkan Vekili ve Yazmanların) seçimi,
2. Saygı duruşu ve İstiklal Marşı’nın okunması,
3. Genel Kurul Başkanlık Divanına toplantı tutanaklarını imzalama yetkisinin verilmesi,
4. Yönetim Kurulu Başkanının açılış konuşması,
5. Geçmiş döneme ait Yönetim Kurulu Faaliyet Raporunun, Gelir-Gider Tablolarının (Bilançonun) okunması, görüşülmesi ve ibrası (aklanması),
6. Geçmiş döneme ait Denetim Kurulu Raporunun okunması, görüşülmesi ve ibrası (aklanması),
7. (Varsa) Dernek giriş aidatlarının ve aylık/yıllık üye aidatlarının yeniden belirlenmesi,
8. Gelecek çalışma dönemine ait Tahmini Bütçenin görüşülmesi ve aynen veya değiştirilerek onaylanması,
9. (Varsa) Dernek Tüzüğünün [Değişecek Madde No] numaralı maddelerinin değiştirilmesine ilişkin Yönetim Kurulu tüzük değişikliği teklifinin görüşülerek karara bağlanması,
10. Yeni dönem Yönetim Kurulu asil ve yedek üyelerinin (gizli oy / açık tasnif usulü ile) seçilmesi,
11. Yeni dönem Denetim Kurulu asil ve yedek üyelerinin seçilmesi,
12. Dilek, temenniler ve kapanış.

Önemli Notlar:
– Toplantıya katılacak üyelerimizin, girişteki Hazirun (Katılım) Listesi’ni resmi kimlik belgelerini (Nüfus Cüzdanı vb.) ibraz ederek imzalamaları zorunludur.
– Gündeme madde ekletmek isteyen üyelerimizin, toplantıda hazır bulunan üyelerin en az onda birinin (1/10) yazılı imzasıyla toplantı başkanlığına önerge vermeleri gerekmektedir.