İŞVEREN TARAFINDAN VERİLEN ÇALIŞMA VE İZİN BELGESİ

BÖLÜM 1 – BİLGİLENDİRME VE HUKUKİ ÇERÇEVE

Belgenin Tanımı ve Amacı

Çalışma ve İzin Belgesi, bir işveren (şirket) tarafından, halihazırda kendi bünyesinde aktif olarak sigortalı çalışan bir işçisinin (personelinin) talebi üzerine düzenlenen; personelin o şirkette çalıştığını doğrulayan ve belirli tarihler arasında kurumdan “resmi olarak izinli” olduğunu kanıtlayan beyan evrakıdır.

Nerede ve Neden Kullanılır?

• Vize Başvuruları (En Yaygın Kullanım): Çalışan yurt dışına (Schengen, ABD, İngiltere vb.) turistik veya ticari amaçlı seyahat etmek istediğinde, Konsolosluklar çalışanın Türkiye’ye geri döneceğine dair bir “Bağlayıcılık Kanıtı” isterler. Bu belge, işverenin “Evet bu kişi bizim personelimizdir, şu tarihler arası maaşlı izne çıkacaktır ve izin bitiminde işine geri dönecektir” şeklindeki resmi garantisidir.
• Konferans/Eğitim Başvuruları: Kurum dışı eğitimlere, fuarlara veya resmi organizasyonlara katılım sırasında, personelin şirketini temsil ettiğini veya o tarihlerde şirketince yetkilendirildiğini kanıtlamak için kullanılır.

İşe Son Verme (Çalışma) Belgesinden Farkı

• İşten Ayrılma Belgesi (TBK 426): İşten çıkan (ilişiği kesilen) kişiye verilen “Eski çalışanımızdır” belgesidir.
• Çalışma ve İzin Belgesi (Bu Belge): İşçinin işten çıkmadığı, halen aktif olarak çalıştığı ve sadece kısa süreli izne ayrıldığı durumlarda kullanılır.

BÖLÜM 2 – YASAL BELGE ŞABLONU

(Bu belge mutlaka Şirketin Antetli Kâğıdına yazdırılmalı, İngilizce veya Türkçe olarak (İlgili Konsolosluğun talebine göre) hazırlanıp şirketi temsile yetkili kişi tarafından ıslak imza ve kaşe ile onaylanmalıdır.)

ÇALIŞMA VE İZİN BELGESİ

Tarih: [Belge Düzenlenme Tarihi: GG/AA/YYYY]

İLGİLİ MAKAMA
(Eğer Vize içinse: [ÜLKE ADI, Örn: ALMANYA FEDERAl CUMHURİYETİ] KONSOLOSLUĞU / BÜYÜKELÇİLİĞİ VİZE BÖLÜMÜNE)

Konu: Şirket personelimiz Sn. [Çalışanın Adı Soyadı]‘nın çalışma durumu ve izin onayı hakkındadır.

Sayın Yetkili,

Aşağıda kimlik, pasaport ve görev bilgileri yer alan Sayın [Çalışanın Adı Soyadı], şirketimiz [Şirketin Tam Unvanı, Örn: XYZ Bilişim Teknolojileri A.Ş.] nezdinde [İşe Giriş Tarihi: GG/AA/YYYY] tarihinden bu yana tam zamanlı ve kadrolu (sigortalı) olarak, “[Çalışanın Görev Unvanı, Örn: Kıdemli Yazılım Uzmanı]” pozisyonunda görev yapmaktadır.

İlgili personelimiz, şirketimiz yönetimi tarafından onaylanmış olan yıllık ücretli (veya mazeret) iznini kullanarak [İznin Başlayacağı Tarih: GG/AA/YYYY] ile [İznin Biteceği Tarih: GG/AA/YYYY] tarihleri arasında [İzin Gerekçesi, Örn: turistik bir seyahat / akademik bir seminere katılım / fuar ziyareti] amacıyla ülkenizde / kurumunuzda bulunacaktır.

Personelimizin bu seyahat dönemi için kurumumuzdan resmi olarak izinli olduğunu, seyahatinin (veya eğitiminin) bitimini takip eden ilk mesai günü olan [İşe Geri Dönüş Tarihi: GG/AA/YYYY] tarihinde Türkiye’ye dönerek şirketimizdeki görevine kaldığı yerden devam edeceğini beyan ve taahhüt ederiz.

(Eğer seyahat ticari/iş amaçlıysa şu cümle eklenebilir): “Personelimizin söz konusu seyahati sırasındaki tüm uçak, konaklama ve sağlık masrafları şirketimiz tarafından karşılanacaktır.”

Personelimizin vize başvurusunun / katılım talebinin tarafınızca olumlu değerlendirilmesini ve gerekli işlemlerin yapılmasını saygılarımızla arz ederiz.

Herhangi bir teyit ihtiyacında aşağıdaki iletişim bilgilerinden Şirketimize/İnsan Kaynakları departmanımıza ulaşabilirsiniz.

Saygılarımızla,

[ŞİRKETİN TAM UNVANI]

Yetkili Kişinin Adı Soyadı: [Örn: Ahmet Yılmaz]
Yetkili Kişinin Unvanı: [Örn: İnsan Kaynakları Direktörü / Genel Müdür]
Kaşe ve Islak İmza:

ÇALIŞANIN (PERSONELİN) BİLGİLERİ:
Adı Soyadı: [Çalışanın Adı Soyadı]
T.C. Kimlik Numarası: [T.C. Kimlik No]
Pasaport Numarası: [Varsa Pasaport Numarası (Vize için zorunlu)]
SGK Sicil Numarası: [Çalışanın SGK No]
Şirketteki Görevi: [Çalışanın Unvanı]

ŞİRKET İLETİŞİM BİLGİLERİ:
Adres: [Şirketin Tam ve Açık Adresi]
Telefon: [Şirket Telefonu]
E-Posta: [Şirket veya İK E-Posta Adresi]