SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİĞİ TALEBİ MEKTUBU

BÖLÜM 1 – BİLGİLENDİRME VE HUKUKİ ÇERÇEVE

Mektubun Tanımı ve Amacı

Sözleşme Değişikliği Talebi Mektubu, halihazırda imzalanmış ve yürürlükte olan bir sözleşmenin (Örn: Hizmet Alım, Bayilik, Taşeron, Kira, Satış Sözleşmesi) taraflarından birinin; değişen piyasa şartları, ekonomik koşullar veya operasyonel ihtiyaçlar doğrultusunda, sözleşmenin orijinal metnindeki bir veya birkaç maddede değişiklik (revizyon) yapılmasını diğer tarafa yazılı olarak önerdiği (talep ettiği) resmi iş yazışmasıdır.

Değişiklik İhtiyacının Hukuki Zemini

• Ahde Vefa (Pacta Sunt Servanda) Kuralı: Türk Hukukunda sözleşmeler imzalandığı şartlarla yerine getirilmelidir. Tek taraflı olarak sözleşme değiştirilemez.
• Ancak tarafların ortak (yazılı) rızası ile sözleşme her zaman değiştirilebilir. Bu Mektup, karşı taraftan “Rıza” istemenin ilk kurumsal adımıdır. Eğer karşı taraf bu talebi olumlu karşılarsa, sözleşmenin aslına bir “Ek Protokol (Zeyilname)” yapılarak imzalanır ve değişiklik resmiyet kazanır.
• İşlem Temelinin Çökmesi (Uyarlama): Eğer pandemi, deprem, aşırı döviz kuru/enflasyon gibi olağanüstü ve öngörülemeyen sebeplerle sözleşmenin yerine getirilmesi tarafınız için imkânsız veya aşırı derecede zarar verici hale gelmişse; bu mektubu göndererek “Değiştirmezsek sözleşmeyi Mahkemede Uyarlama Davası ile değiştirmek veya feshetmek zorunda kalacağım” yönünde haklı bir hukuki altyapı da hazırlamış olursunuz (TBK Madde 138).

BÖLÜM 2 – KURUMSAL MEKTUP ŞABLONU

(Bu talep mektubu, iş ilişkilerinizin profesyonelliğini korumak adına şirketin antetli kâğıdına yazılarak KEP, iadeli taahhütlü posta veya kurumsal e-posta yoluyla karşı tarafa (yetkili kişiye) iletilmelidir.)

SÖZLEŞME METNİNDE DEĞİŞİKLİK (REVİZYON) YAPILMASI TALEBİ

Tarih: [Mektubun Tarihi: GG/AA/YYYY]

GÖNDEREN (Talep Eden Taraf):
Unvanı / Adı Soyadı: [Sizin veya Şirketinizin Tam Unvanı]
Vergi / T.C. Kimlik No: [Vergi veya T.C. Kimlik Numaranız]
Adresi: [Şirket Merkez Adresiniz]
İletişim Kişisi / E-Posta: [İrtibat Kurulacak Kişi ve Mail Adresi]

ALICI (Sözleşmenin Diğer Tarafı):
Unvanı / Adı Soyadı: [Karşı Tarafın (Muhatabın) Şirket Unvanı]
Adresi: [Karşı Tarafın Adresi]
İlgili Kişi: [Mektubun Gönderileceği Karşı Yetkili, Örn: Satın Alma Müdürlüğü’nün Dikkatine]

Konu: Aramızda akdedilen [Sözleşme Tarihi: GG/AA/YYYY] tarihli “[Sözleşmenin Tam Adı]” sözleşmesinin belirli maddelerinde değişiklik/revizyon yapılması talebimizdir.

Sayın İlgili / Değerli İş Ortağımız,

Şirketimiz ile Firmanız arasında [Sözleşme İmza Tarihi] tarihinde, “[Sözleşmenin Konusu, Örn: Personel Taşıma Hizmetlerinin Sağlanması veya Hammadde Tedariki]” amacıyla “[Sözleşmenin Tam Adı, Örn: Tedarikçi Sözleşmesi]” (Bundan böyle “Sözleşme” olarak anılacaktır) akdedilmiş olup, bu Sözleşme kapsamında yürütülen başarılı ve verimli iş birliğimizden ötürü teşekkürlerimizi sunarız.

Sözleşmenin yürürlüğe girdiği tarihten bugüne kadar geçen süre zarfında meydana gelen;

(Aşağıdaki gerekçelerden durumunuza uygun olanları belirtiniz)
– Ekonomik piyasa koşullarındaki aşırı dalgalanmalar, artan hammadde/işçilik/lojistik maliyetleri ve enflasyon oranları,
– Firmanızla yürüttüğümüz operasyonel süreçlerin kapsamının genişlemesi (veya projenin teknik altyapısındaki zorunlu güncellemeler),
– Mevzuat ve yasal düzenlemelerdeki yeni değişiklikler,

nedeniyle, Orijinal Sözleşmemizin bazı hükümlerinin mevcut haliyle uygulanmasının operasyonel sürdürülebilirliği zedelediği (veya tarafımız açısından ticari ifası ciddi ölçüde zorlaştırdığı) görülmüştür.

Bu bağlamda, iş birliğimizin sağlıklı, hakkaniyetli ve her iki tarafın menfaatlerini koruyacak şekilde devam ettirilebilmesi amacıyla, Sözleşme metninde (Özellikle Sözleşmenin [Değişmesini İstediğiniz Madde Numarası, Örn: Madde 5 – Fiyatlandırma ve Ödeme Şartları] maddesinde) birtakım güncellemeler/değişiklikler yapılması zorunluluğu doğmuştur.

Talep Edilen Değişikliklerin (Revizyonun) İçeriği:

Mevcut (Eski) Madde Hükmü:
(Buraya sözleşmedeki eski/değişmesini istediğiniz maddenin özetini veya birebir halini yazınız. Örn: “Ürünlerin birim fiyatı 100 TL’dir ve ödeme vadesi 90 gündür.”)

Talep Edilen YENİ Madde Hükmü:
(Buraya maddenin nasıl değişmesini istediğinizi yazınız. Örn: “Değişen ekonomik şartlar göz önüne alınarak birim fiyatın 150 TL olarak güncellenmesi ve ödeme vadesinin 30 güne indirilmesi talep edilmektedir.”)

(Eğer başka maddeler de varsa Alt Başlıklar Halinde Ekleyiniz).

Yukarıda izah ettiğimiz haklı gerekçeler ışığında, talep ettiğimiz işbu değişikliklerin/revizyonların Şirketiniz yönetimi tarafından olumlu değerlendirilmesini ve onaylanması halinde karşılıklı mutabakatımızla bir “Sözleşme Değişikliği Ek Protokolü (Zeyilname)” düzenlenerek imza altına alınmasını;

Konuyu müzakere etmek üzere yetkililerimiz ile en kısa sürede bir toplantı/görüşme planlanması için tarafımıza (kabul veya ret yönündeki) yazılı yanıtınızın iletilmesini saygılarımızla rica ederiz.

İşbirliğimizin güçlenerek devam etmesi dileğiyle, iyi çalışmalar dileriz.

Saygılarımızla,

[Talep Eden Şirketin Unvanı]
Yetkili Kişinin Adı Soyadı:
Unvanı: [Örn: Genel Müdür / Hukuk Müşaviri]
Kaşe ve İmza: